【社会福祉法人】監査で真っ先に見られる！「理事会議事録」の作成方法と3つの落とし穴

「議事録なんて、決まったことをメモしておくだけでしょう？」 「毎回、前回のデータをコピーして、日付と出席者だけ書き換えて終わり！」

もし、事務長の皆様が心のどこかでそう思っているとしたら……それは非常に危険です。

社会福祉法人の指導監査において、監査員が最初にチェックするのは間違いなく「理事会議事録」です。なぜなら、議事録は法人が適正に運営されているかを証明する唯一の法的証拠だからです。

ここに不備があると、最悪の場合、決議が無効になったり、理事長の責任を問われたりする可能性があります。

今回は、忙しい事務長の皆様のために、社会福祉法人の理事会議事録の「正しい書き方」と、チェックすべき「3つの落とし穴」を分かりやすく解説します。

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そもそも、議事録には何を書かなければならないのか？

社会福祉法（第45条の19）では、理事会議事録の作成が義務付けられています。 「何を書いても自由」ではなく、法律で「記載しなければならない事項」が決まっています。これを外すと、法的な効力を持たない議事録になってしまいます。

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事務長が冷や汗……監査で指摘される「3つの落とし穴」

ここからが本題です。 形式的には整っているように見えても、実務上「アウト」判定されやすいポイントを3つ厳選しました。

【落とし穴1】利益相反取引の「決議記録」がない！

理事長個人の所有地を法人に貸す場合や、理事長が経営する別会社と契約する場合などは「利益相反取引」にあたります。 この承認決議を行う際、該当する理事（特別利害関係人）は議決に加わることができません。

【落とし穴2】「決議の省略（みなし決議）」の手続き不備

緊急時などに、実際に集まらずに書面だけで決議を行う「決議の省略（みなし決議）」。 これも非常に便利ですが、要件が厳格です。

【落とし穴3】「職務執行状況の報告」の頻度・間隔ミス

平成28年の法改正で、理事長と業務執行理事は、「3ヶ月に1回以上（定款で定めた場合は毎会計年度に2回以上・4ヶ月を超える間隔で）、自己の職務の執行の状況を理事会に報告しなければならない」と定められました（社会福祉法第45条の16第3項）。

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「毎回法改正をチェックして、手作業で直すのは限界……」

正直なところ、これらの法律要件や定款の規定を、毎回マニュアルを見ながらチェックするのは大変な労力ですよね。「前回のをコピペ」したくなる気持ちも痛いほど分かります。

しかし、その「コピペ」が監査指摘になる前に、仕組みで解決しませんか？

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