現況報告書 完全ガイド（図解でわかる）

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1. 基礎知識：なぜ現況報告書は毎年これほど厳しいのか

現況報告書は、社会福祉法第59条の規定に基づき、毎会計年度終了後3ヶ月以内（通常は6月末日）に所轄庁へ提出しなければならない非常に重要な書類です。

単なる「行政への報告書」と思われがちですが、現在はWAM NET（独立行政法人福祉医療機構が運営するサイト）を通じて一般の国民に向けて広くインターネット上で公表される仕組みになっています。つまり、行政だけでなく、地域の住民、利用者のご家族、就職を希望する求職者など、誰もが皆さんの法人の運営状況や財務状況を見ることができる状態になっているのです。

そのため所轄庁も「不正確な情報が世間に公表されないよう」、提出されたデータを厳格にチェックします。システム上の入力エラーだけでなく、定款や登記簿謄本の内容と矛盾がないか、決算書（資金収支計算書や事業活動計算書など）の数字と一致しているかなど、細かい整合性が求められます。ここが、現況報告書の作成が「面倒で神経を使う」最大の理由です。

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2. 記載内容の具体例と実務で迷いやすいポイント

現況報告書に入力する項目は多岐にわたりますが、特に担当者が迷いやすく、所轄庁から問い合わせが来やすい項目を具体例として挙げます。

　

• 報酬等の総額理事・監事。評議員報酬の額を記載します。理事に関しては施設に勤務している場合は、その額も含めて報告が必要ですが、１名しか該当者がいない場合、記載することで給与が分かってしまうため、特例として含めなくて良いとされています。２名以上の場合は報告が必要です。
  ここはいつも謎なのですが。。。２名でもある程度推測可能ですし、役員の報酬と職員としての報酬は別のため、役員報酬に限定して報告で良いのではと常々思っています。
• 理事長への就任年月日ここは、重任（再任）の場合には、就任当初の就任年月日を記載します。直近の理事長選任の決議日を記入されているケースも良く見受けられますので注意ポイントです。
• 役員の選任要件理事要件の区分別該当状況を
  　１.社会福祉事業の経営に関する識見を有する者
  　２.事業区域における福祉に関する実情に通じている者
  　３.施設の管理者
  　４.その他
  から選択します。また、１～３はそれぞれ１名以上の該当者が必須です。
  監事要件の区分別該当状況を
  　１.社会福祉事業に識見を有する者
  　２.財務管理に識見を有する者
  から選択します。また、それぞれ１名以上の該当者が必須かつ、それ以外の要件では選任できません。
  ※評議員に選任要件の項目が無いのは、「社会福祉法人の適正な運営に必要な識見を有する者から選任する」とされているからです。

• 各会の状況議事録から転記をします。各議案をそれぞれ縦に記載する場合は、７行目から表に入らなくなるので、下の入力欄を使ってそれ以降の議案を記載してください。また、決議省略を行った場合には、決議省略を行った開催を省略した回数（決議省略の回数）へその回数を記載して、決議事項欄に【決議省略】等と記載してどの会議を省略したか分かるように記載してください。

• 監事監査の状況ここに記載する内容は”前会計年度に実施した”監事監査です。前年度会計に対しての監事監査（本年度実施分）ではありません。ワムネットには、本年度実施分の監事監査報告書を提出するため間違いやすい部分であり、監事改選が行われていた際等には氏名のチェックを行ってください。
　　
• 年間利用者のべ総数4月1日時点での定員と、前年度の延べ利用者数を入力します。現場の施設長やサービス管理責任者などから数値を報告してもらう必要がありますが、正確な人数が分からない場合には概算を記載してください。良くみられるのが、実利用者数を記載しているケースです。延べ利用者数の考え方ですが、
  定員10名　開所日数250日の場合、10人×250日＝2,500人
  実利用者数は2,500人となります。
• 大規模修繕大規模修繕の年月日を1回目から5回目の欄へ入力して、合計額を一番右の欄へ記載します。
  実施年月日の記入欄が足りなくなったら(6回目の実施)、一番古いもの(1回目)を消して入力してください。その際、合計額から1回目を引かずに、1回目～6回目の合計を入力してください。

• 財務規律の取組状況会計監査人を設置していない場合でも、各種加算を活用して会計士や監査法人の会計監査を実施している場合は記載してください。
• 所轄庁対応状況前会計年度に実施された法人監査で改善を求められた事項とその対応を記載してください。

これらを入力する際は、必ず手元に「最新の定款」「役員名簿」「各種規程」「決算書類」を揃えてから作業を始めるのが、結果的に一番の時短になります。

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3. 監査対策の要：決算から提出までの手続きフロー

現況報告書は、システムにパパッと入力して終わり、というわけにはいきません。適切な機関決定（理事会・評議員会での承認）を経てから提出するという法律上の順序を守ることが大前提です。実務のスケジュールに沿った正しい手続きフローを確認しましょう。

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   決算書類・現況報告書案の作成と監事監査（4月〜5月中旬）

   会計担当者または顧問税理士等と連携して決算書類を作成すると同時に、事務局で現況報告書のドラフト（システムへの入力準備）を行います。書類が整ったら、監事による監査を受け、監査報告書を作成してもらいます。この監査報告書の日付は、次の理事会よりも前でなければなりません。

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   理事会の開催と決算・現況報告書の承認（5月下旬〜6月上旬）

   理事会を開催し、前年度の決算書類、事業報告、そして現況報告書の内容について承認を得ます。ここで承認されたものが、評議員会へ提出される議案となります。理事会の招集手続き（1週間前までの通知等）も確実に行いましょう。

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   定時評議員会の開催と承認（6月中旬〜下旬）

   理事会での承認後、定時評議員会を開催し、決算書類等について承認・報告を行います。この評議員会での承認をもって、ようやく法人の決算と現況報告書の内容が正式に確定します。

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   財務諸表等電子開示システム（WAM NET）への最終入力とエラーチェック（評議員会後〜6月末日）

   確定した内容をシステムに入力し、アップロードが必要な書類（財産目録、役員等報酬規程など）を添付します。システムに備わっている「エラーチェック機能」を実行し、赤いエラーが出なくなるまで修正を行います。

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   所轄庁への送信・提出（期限：6月30日）

   エラーがすべて解消されたら、システム上で「所轄庁へ送信」ボタンを押して提出完了です。所轄庁によっては、システム経由とは別に紙媒体での提出を求めてくる書類（例えば、役員変更届など）がある場合があるので、各自治体の通知を必ず確認してください。

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4. 差し戻し確定！実務でやりがちなNG行動

手順は理解していても、締め切り間際のバタバタで思わぬミスをしてしまうのが現場の常です。所轄庁のチェックに引っかかり、システム上で「差し戻し」を食らってしまう代表的なNG行動をご紹介します。

特に日付に関する不整合は、書類のつじつま合わせ（後付けの議事録作成）を疑われる最大の要因になります。スケジュール管理は逆算して余裕を持って立てることが、一番の防衛策です。

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5. 【保存版】そのまま使える！計算書類等承認の議事録記載例

現況報告書を提出する前提となる「理事会」および「評議員会」での計算書類と現況報告書の承認に関する議事録の記載例です。毎年の定型業務として、コピペして自法人の形に合わせて微調整してください。

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6. 現場からのSOS！実務Q&A

現況報告書の時期になると、私たちによく寄せられる現場からのSOSをピックアップしました。

• QWAM NETのシステムにログインするID・パスワードが分からなくなってしまいました。
  A

  前任の事務担当者が退職して引き継がれていない、というケースは非常に多いです。パスワードが不明な場合は、システムのログイン画面にある「パスワードを忘れた方はこちら」から再発行手続きが可能です。ただし、登録されているメールアドレスも使えない状態（前任者の個人のアドレス等）の場合は、所轄庁の担当窓口へ連絡し、メールアドレスの変更や初期化の手続きを依頼する必要があります。期限ギリギリに気づくと間に合わないので、5月の連休明けには一度ログインできるか必ず確認してください。

• Q所轄庁へ送信した後に、重大な入力ミスに気づいてしまいました。修正は可能ですか？
  A

  一度「送信」をしてしまうと、法人側からはシステム上で修正・取り消しをすることができなくなります。気づいた時点で速やかに所轄庁の担当部署に電話連絡し、「〇〇の箇所に誤りがあったため、システム上で差し戻し処理をお願いします」と依頼してください。所轄庁側で差し戻し操作をしてくれれば、再度入力・修正ができるようになります。

• Q今年の定時評議員会で役員の改選（交代）があります。現況報告書には新役員と旧役員、どちらを書けばいいですか？
  A

  現況報告書は原則として「当年度の4月1日」の状況を記載します。したがって、6月下旬の評議員会で新役員が選任されたのであっても、前回の役員体制を入力するのが正解です。ですが、届出（提出）する役員名簿は「届出時点」の名簿なので、間違いやすい点に注意してください。

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7. この記事のまとめ

現況報告書の提出は、社会福祉法人としての透明性を世間に示すための重要な業務です。単なる入力作業と考えず、法人の1年間の総決算として位置づけることが大切です。

• 現況報告書はWAM NETを通じて一般に公開されるため、正確性が極めて重要。
• 「監事監査 → 理事会 → 評議員会 → システム提出」という正しい法的手続きの順序を必ず守る。
• システム入力時のエラーや差し戻しを防ぐため、定款や登記簿、決算書類との整合性を事前にチェックする。

この時期は理事会などの会議準備と並行して作業を進めなければならず、事務担当者の負担はピークに達しますよね。だからこそ、早め早めの段取りと、法人内での役割分担が鍵になります。この記事のチェックポイントを参考に、所轄庁からの差し戻しゼロを目指して、今年の提出業務をスムーズに乗り切りましょう！
ココナビ法人運営機能を利用すれば、システム内に入っている役員や開催情報を基に、ワンクリックで現況転記シートのダウンロードが可能なのでご活用ください。

また、弊社では現況報告書やココdeサーチ経営状況報告の作成支援も行っておりますので、手の回らない法人様はぜひお問い合わせください。