【子ども・子育て支援情報公表システム】QAが出ました

理事長・施設長・事務長様
株式会社幼保支援 法人運営支援／施設DX推進担当の大田黒です。
「過年度分の報告等について」の続報になります。本日は速報の為、文字だけのお知らせとなりますが、対象となる施設様におかれましては対応をお願いします。

最近の悩みの種「ここdeサーチ」の最新事情

毎年の決算時期が近づくと、計算書類の作成に始まり、監事監査、理事会の開催、そして議事録作成。これだけでも大変なのに、所轄庁への現況報告や「ここdeサーチ（子ども・子育て支援情報公表システム）」への経営情報の報告など、各種システムへの申請手続きが山のように押し寄せてきます。

今回は、本日付で連絡のあったQ&Aをいち早く共有させていただきます。（QAの内容と回答を引用させて頂いております。）

Q&A解説

それでは、Q&Aの内容を一つずつ見ていきます。

Q1. 申請済・承認済なのに未報告メールが届いたのはなぜ？

【公式回答の要約】
システムより、R8/5/7に以下のメールをお送りしておりますが、こちらの件でしょうか。
▼【重要：経営情報の見える化】過年度分の報告等について（ここdeサーチ）
https://www.wam.go.jp/content/wamnet/pcpub/top/kdmsys/jigyo/kdmsysmail/kdmsys_jmail009.html
上記の施設あてメールについては、IDをお持ちの全ての営業中施設（「施設型給付を受けない幼稚園」を除く）へ送付しています。過年度分の修正方法の案内を含むため、報告完了している施設にも周知する必要がございましたため、過年度分の経営情報報告が完了・未完了かどうかは考慮しておりません。

【一言コメント】
「せっかく忙しい中終わらせたのに、やり直しか？」とヒヤッとした方も多いですよね。私もです。昨年度申請をご支援させて頂いた施設から、問い合わせを頂き報告漏れが有ったのかとヒヤッとしました。結論から言うと、すでに今年度の申請が終わっていて、過去の修正事項もないのであれば、このメールは読み流していただいて問題ありません。
システム側としては未報告と修正の連絡を兼ねて、一斉送信という形をとっているようです。現場としては、こうした一斉送信メールが来るたびに振り回されないよう、「当法人は〇月〇日に申請完了済み」という記録を事務局内で共有しておくことがポイントになります。

Q2．当施設が申請しているのか確認したい。
Q3．過年度の申請状況を確認したい。

【公式回答の要約】
システムへログインいただき、「施設情報の照会・編集を行う」画面にて「検索条件を入力する」欄に対象の施設名称の左側に「詳細情報申請年月日」、「経営情報等申請年月日」に空欄もしくは、申請年月日が記載ございます。そこで、施設の申請日・会計年度と公表年月日等照らし合わせご確認ください。 ※過年度分の申請状況については確認できません。
また、 「経営情報等申請年月日」については、決算月を迎えると空欄となる仕様のため、過年度分の申請状況については確認できません。公表サイト（ここdeサーチ）にて直近の経営情報が確認できますので、過年度分の情報が公表されているか、ご確認いただくようお願いします。

【一言コメント】
ここがシステムの一番のクセがある部分です。「決算月を過ぎると、過去に申請した日付の履歴が消えてしまう」という仕様なんですね。
管理画面で申請のステータスが確認できればいいのですが現在はシステムを見ても、そもそもの表示ルールを知っていなければ申請状況がどうなっているか分からない状況です。

Q4．ログインができないがどうしたらいいか。
Q5．パスワードリセットができない。パスワードリセットのメールが届かない。

【公式回答の要約】
ログインできない場合は、URLの相違、推奨環境（Windows 10/11, Edge/Chrome）、キャッシュクリアなどを確認してください。
推奨環境内で、ご案内に沿ってパスワードリセットを行いメールが届かないようでございましたら、連絡先メールアドレスが異なっている可能性がございます。施設所在地の自治体様（子ども・子育て支援情報公表システムの自治体IDを管理されているご担当部署様）へ「システムからの連絡用メールアドレス」をご確認・ご変更いただくようご案内をお願いいたします。

【一言コメント】
社会福祉法人のあるあるです。
法人の手続きとして、担当者が変わる際の引き継ぎリストに「各種申請時のアカウント情報」を入れておくことが大切です。登録アドレスは法人共通のもの（info@～など）にしておくと、個人の異動に左右されないので管理が楽になります。

Q6. .施設側で変更できない項目

【公式回答の要約】
※以下の内容は、施設所在地の自治体様（子ども・子育て支援情報公表システムの自治体IDを管理されているご担当部署様）へ変更のご連絡をお願いいたします。
＜事業者情報＞
　　法人等の種類
　　法人の名称(ふりがな)
　　法人の名称
　　主たる事務所の所在地（郵便番号、都道府県、市区町村、町名・番地、建物名・部屋番号等）
　　事業者番号
　　法人の代表者の氏名
　　法人の代表者の職名
　　法人の設立年月日
　　本園・分園の有無、本園・分園の施設名称

　＜施設情報＞
　　施設類型
　　施設等の名称(ふりがな)
　　施設等の名称
　　施設の所在地（郵便番号、都道府県、市区町村、町名・番地、建物名・部屋番号等）
　　施設等の設置主体
　　事業所番号
　　施設等の管理者の氏名
　　施設等の管理者の職名
　　認可・認定年月日
　　開所日（開所曜日、平日、土曜、日祝日、延長保育【午前】、延長保育【午後】）
　　利用定員等
　　居室面積
　　園舎面積
　　園庭面積

【一言コメント】
定員や面積、法人の代表者名などは、児童福祉法や社会福祉法に基づく「認可・認定の基本情報」です。ここを施設側で勝手に書き換えられてしまうと、行政が把握している公的な台帳とズレが生じてしまうため、ロックがかかっているようです。
運営規程等の変更があった場合は、必ず所轄庁へ「変更届」などの正式な手続きを行っているはずです。その手続きの際に、「ここdeサーチの情報更新もお願いします」と自治体担当者に一言添えるフローを作っておくと、後から慌てずに済みます。

この記事のまとめ

今回は、ここdeサーチの最新Q&Aをもとに、社会福祉法人の実務担当者が押さえておくべき手続きのポイントついてお伝えしました。

「申請済みのはずなのにメールが来る」「過去の履歴が見えなくなる」といったシステム特有の仕様は、現場を不安にさせる要因になりがちですね。

行政のシステムは年々変化（報告は年々増加）していきますが、基本となる「方針の決定」「議事録作成による意思決定の記録」「正確な数値の報告」という流れは変わりません。目の前の入力作業に追われるだけでなく、「なぜこの情報を公表するのか」という視点を持つことで、法人の健全な運営と監査への備えにつながっていきます。
今年の報告手続きも、無理なく確実に進めていきましょう！

別の記事で現況報告書完全ガイドという、現況報告書を作成するにあたって、監査でよくみられる場所とその書き方をまとめた記事を公開しております。ここでさーちと同様に重要な報告なので、宜しければご覧ください。